Przymus zrobienia inwentaryzacji

18 czerwca 2021 Autor info Wyłączony

Każda firma ma przymus zrobienia inwentaryzacji przynajmniej raz w roku lub także sprawdzenia dokumentacji bieżącej pod kątem braków. W wielu firmach trwa to tygodniami, bowiem dokumenty nie są odpowiednio przechowywane. Co zrobić, aby mieć porządek w dokumentach? Oczywiście można wprowadzić przymus segregowania dokumentów już przez pracownika, który je wypełnia albo otrzymuje. W ten sposób każdy pracownik będzie odpowiedzialny za swoje dokumenty i w przypadku ich zagubienia czy położenia w złe miejsce on będzie za nie odpowiadał. Warto także wprowadzić jakiś system porządkowania dokumentów. Do tego celu przydadzą się teczki, notesy lub nawet segregatory i koszulki foliowe. Dzięki schowaniu dokumentów przypisanych do jednego klienta do jednej teczki każdy pracownik znajdzie bez kłopotu historię współpracy z tym klientem, nawet jeżeli wcześniej zajmował się nim odmienny pracownik. Dokumenty ogólne, które docierają do firmy takie, jak przykładowo rachunki za media można przetrzymywać w jednym segregatorze, który co roku będzie wymieniany na nowy. Dzięki temu bardzo prosto będzie zsumować koszty prowadzenia firmy oraz w wypadku kontroli pokazać,iż mamy wszystkie niezbędne dokumenty oraz prowadzimy ich rachunek zgodnie z cenami podanymi w rachunkach. W taki sposób można zachować nie tylko porządek w dokumentach, ale też pokazać przed jednostkami kontroli, że przedsiębiorstwo jest zorganizowane i dba o dokumentację. Także klient będzie posiadał lepszą opinie o marce, jeżeli zobaczy, iż jego dokumenty są przechowywane osobne, a nie w jednej wielkiej skrzynce wraz z innymi danymi. Każda firma ma inny sposób porządkowania dokumentów, jednakże podstawą są teczki, segregatory czy nawet podpisane koperty.